OneNote – Jeder hat es, wenige nutzen es

… dabei ist auch OneNote durchaus ein sehr gutes Tool für das eigene Wissensmanagement. Woran also liegt es, dass es dennoch bislang so wenig genutzt wurde? Nun, zum einen ist OneNote kein klassisches Office-Werkzeug. Zum Schreiben und Bearbeiten von Texten werden Textverarbeitungsprogramme genutzt. Um mit Zahlen umzugehen, werden Tabellenkalkulationsprogramme verwendet. Was benötigt ein Büromitarbeiter also noch? Klar ein Programm für E-Mails, einen Kalender und damit hört es als Standardanwender dann auch auf.

Aber wie sieht es mit Notizen aus?

Die werden nach wie vor noch meist in Notizbüchern oder Kladden verfasst. Das jedoch birgt viele Nachteile:

  • Notizbücher sind nach einiger Zeit voll.
  • Schon mal versucht, etwas „dazwischenzuquetschen“?
  • Und wenn ein Mitarbeiter in einem Unternehmen geht, was passiert wohl mit seinem Notizbuch? Richtig, das nimmt er mit – und damit sein komplettes, gesammeltes Wissen

Aber auf die bewährten Schreibblöcke verzichten?

Immer häufiger kommt der Wunsch nach einem papierlosen Büro auf. Das wird es niemals komplett geben, dessen bin ich mich so ziemlich bewusst, dennoch ist es möglich, einfache digitale Werkzeuge zu nutzen, soweit es eben geht, Notizen sinnvoll zu organisieren und abzuspeichern und vielleicht sogar noch mit anderen zu teilen.

Genug „gefaselt“ – wie soll ein digitales Notizbuch wie OneNote denn nun funktionieren?

Es muss natürlich nicht zwingend OneNote sein – das gleich zu Beginn. Es gibt Onlinedienste wie Evernote, Trello oder Zettelkasten uvm., die sich auch sehr für das Organisieren von Notizen eignen. OneNote hatte bis vor einiger Zeit sogar noch einen erheblichen Nachteil: Notizen konnten nur Offline genutzt werden – und zwar auf dem Rechner auf dem sie gespeichert waren – vielleicht noch übergreifend auf dem Server, auf dem das Notizbuch lag – aber das war auch schon alles.

Das ist vorbei. Dank der neuen Versionen von Office und dem angebundenen Online-Speicher OneDrive, der Cloud von Microsoft. Denn darüber können (müssen aber nicht) Notizbücher mit dem Rechner online synchronisiert und mit anderen geteilt werden, die dann in Echtzeit an dem Notizbuch mitarbeiten können.

Was kann OneNote?

  • Sie legen für jedes große Thema ein eigenes Notizbuch an.
  • Ihre Notizen können Sie untergliedern in Abschnittsgruppen, Abschnitte, Seiten und Unterseiten.
  • Für die Onlinerecherche nutzen Sie angedockte Seiten. Diese stehen Ihnen in jedem Programm im rechten Bereich zur Verfügung, ohne die eigentliche Seite abzuschneiden – sie sehen noch immer alles, können aber im rechten Seitenbereich schreiben – einfach klasse bei Recherchen!
  • In OneNote können Sie Berechnungen direkt ausführen oder mit einer Excel-Tabelle verknüpfen.
  • Sie können aber auch einfache Tabellen einfügen.
  • Es steht Ihnen eine separate Registerkarte für Zeichnungen zur Verfügung – sehr komfortabel, wenn Sie mit einem touchscreenfähigen Gerät arbeiten.
  • Sie können einstellen, dass für Ihre Notizen Verknüpfungen zu den Internetseiten oder Dateien erstellt werden, die Sie gerade geöffnet hatten, als Sie die Notiz verfassten.
  • Sie können alle Notizen noch einmal kategorisieren – als Kategorie „Aufgabe“ erscheint die Notiz dann sogar in Outlook.
  • Sie können Checklisten erstellen.
  • Sie können zu Besprechungsterminen, die Sie in Outlook gebucht haben, alle Details aufrufen und dann dazu Notizen verfassen.
  • Wenn Sie Ihr Notizbuch unter OneDrive, der Cloud von Microsoft speichern (dafür benötigen Sie ein Konto bei Microsoft!), können Sie es anderen entweder zum Lesen oder zum Bearbeiten bereitstellen. Dabei laden Sie die Personen entweder per E-Mail ein oder Sie versenden einen entsprechenden Link.
  • OneNote gibt es auch als App für mobile Endgeräte, so dass Ihnen Ihre synchronisierten Notizbücher auch unterwegs zur Verfügung stehen.

Soweit ein Überblick über die Funktionalitäten in OneNote

Vielleicht durchaus doch ganz interessant, oder nicht? Sie sehen, OneNote kann eine ganze Menge und es lohnt sich durchaus, es als Wissensmanagement-Tool näher unter die Lupe zu nehmen.